Наверняка многим из тех, кто работает с документами, часто приходится составлять официальные письма. Существуют определенные требования и правила, выполняя которые можно создать вполне качественное послание.
Сегодня мы рассмотрим основные моменты, которые нужно учитывать при составлении деловых писем.
Объем письма
Старайтесь сделать деловое письмо как можно короче, но, конечно, не в ущерб смыслу. Лучший размер письма - до одной страницы текста, максимум - полторы. В то же время письмо, написанное на листе формата А5 (пол-листа) может быть воспринято как знак неуважения или признак скупости.
Тема письма
Одно деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу; если нужно решить два или три вопроса - не поленитесь - напишите два или три письма. Это облегчит получателю работу по регистрации, контролю, ускорит написание ответа.
Стиль письма
1. При написании письма используется деловой стиль, который имеет свои особенности: употребляются такие фразы, в которых подлежащее стоит в третьем лице единственном числе: "фирма просит", "банк не возражает", что придает письму нейтральный тон.
2. Употребление в письме терминов почти неизбежно, но нужно точно знать, что адресату ясен их смысл; если в этом нет уверенности - лучше дать их расшифровку.
3. Употребление сокращений уменьшает объем документа, но нужно помнить о том, что такое сокращение может быть непонятно адресату. Поэтому при первом употреблении нужно их расшифровать, например: ШЭБ - школа электронного бизнеса.
Размеры предложений
Средние размеры предложений в письме должны быть достаточно велики. Нужно помнить, что одно распространенное предложение в деловом письме всегда лучше, чем два или более простых. Проще говоря, чаще ставить запятые вместо точек. В то же время без сожаления убирайте из письма те слова, которые не несут никакой смысловой нагрузки.
Композиция письма
Композиция (построение) письма может быть простой и сложной. Простая композиция содержит одну-две смысловых части. Это касается писем-сообщений, сопроводительных писем, приглашений, напоминаний. Письмо из двух частей содержит обоснование и заключение: "на основании договора просим...". Обоснование и заключение можно менять местами.
Сложная композиция письма содержит три-четыре части:
- вступление - повод обращения ("фирмой принято решение");
- основную часть - раскрывает содержание, анализирует ситуацию;
- заключение - итог рассмотрения темы, выводы, предложения, мнения;
- возможно опровержение - "в случае невыполнения... фирма снимает с себя ответственность".
Внешнее оформление текста
Нужно избегать сплошного, "слепого" текста, каждую новую мысль лучше начинать с нового абзаца. Для деления текста можно использовать маркеры - "галочки", "точки". Можно выделять и подчеркивать главное, менять шрифт, но не забывать о том, что нельзя использовать в одном тексте более трех видов шрифтов, чтобы текст не "рассыпался" и не принял небрежный вид.
Заключение
Автор "Руководства к сочинению писем" (были такие) Федор Наливкин писал:
"Кто хочет написать хорошее письмо или деловую бумагу, тот должен прежде всего обдумать хорошенько, правильно и отчетливо, о чем и для чего хочет писать ...потом приготовить в мыслях своих план и расположение письма...а после того они, можно сказать, выльются на бумагу в таком совершенстве, какого только можно ожидать от способностей исполнителя."
Написано это в 1847 году, но до сих пор актуально!Надеемся, мы ответили на вопрос "Как написать деловое письмо?". Если у вас есть свои мысли на этот счет - оставьте свой комментарий внизу статьи, данная тема многих интересует.
Успехов вам в сочинении писем! И не забудьте подписаться на нашу рассылку!
0 Оставьте свой комментарий:
Отправить комментарий